Το να μάθετε πώς να οργανώνετε ντουλάπια αρχείων σας και να χρησιμοποιείτε κατηγορίες συστημάτων αρχειοθέτησης για τη γραφειοκρατία σας είναι ένα κρίσιμο στοιχείο της λειτουργίας μιας επιχείρησης. Είτε διαχειρίζεστε μια μικρή οικογενειακή επιχείρηση, ένα μεγάλο εταιρικό γραφείο ή απλώς έχετε πολλά έγγραφα στη δουλειά ή στο σπίτι, η οργάνωση τους θα βελτιώσει τη λειτουργικότητα, την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητά σας.
Τα ντουλάπια αρχειοθέτησης είναι εξαιρετικά για να διατηρείτε τα έγγραφά σας σε τάξη. Ενώ πολλές από τις σημαντικές πληροφορίες μας διατηρούνται στο διαδίκτυο, εξακολουθούν να υπάρχουν πολλές περιπτώσεις όπου πρέπει να έχετε φυσικά αντίγραφα εγγράφων. Ακόμα κι αν εργάζεστε σε γραφείο όπου η γραφειοκρατία είναι ελάχιστη, οι αρχειοθήκες είναι εξαιρετικές για την αποθήκευση όλων των αντιγράφων των εγγράφων που χρειάζεστε.
Ενώ η οργάνωση του ντουλαπιού αρχείων μπορεί να φαίνεται αρκετά απλή εργασία, τα περισσότερα ντουλάπια αρχειοθέτησης είναι χαοτικά, ακατάστατα και τυχαία τακτοποιημένα. Ένα μη οργανωμένο ντουλάπι αρχειοθέτησης μπορεί να αποσπά την προσοχή και να μειώνει την αποτελεσματικότητα της εργασίας.
Παρακάτω υπάρχει ένας βασικός οδηγός για το πώς να οργανώνετε τα ντουλάπια αρχείων, για να διατηρείτε το γραφείο και τον χώρο εργασίας σας τακτοποιημένο, οργανωμένο και λειτουργικό. Ένα καλά οργανωμένο σύστημα αρχειοθέτησης θα βελτιώσει την καθημερινή σας εμπειρία στο γραφείο.
Εξετάστε την Προσβασιμότητα
Πριν κάνετε οτιδήποτε, πρέπει να λάβετε υπόψη τις προσωπικές σας συνήθειες και τις συνήθειες του γραφείου σας. Σκεφτείτε πόσο συχνά έχετε πρόσβαση σε αρχεία, τους υπαλλήλους που χρειάζονται τακτική πρόσβαση σε συγκεκριμένα αρχεία, πού εργάζονται και πού τοποθετούνται οι αρχειοθήκες στο γραφείο. Εάν διαθέτετε ήδη ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης, εξετάστε τους τύπους αρχείων στα οποία έχετε πρόσβαση τακτικά και εάν βρίσκονται στις πιο πρακτικές ενότητες των φακέλων μέσα στο ντουλάπι.
Υπάρχουν ορισμένοι τύποι φακέλων που πρέπει να διατηρούνται ασφαλείς, ανέγγιχτοι και σφραγισμένοι. Άλλα αρχεία πρέπει να ανοίγουν συχνά, να αρχειοθετούνται και να χρησιμοποιούνται από πολλούς υπαλλήλους. Όσον αφορά την προσβασιμότητα, είναι λογικό να δίνετε προτεραιότητα στους φακέλους στα γραφεία αρχειοθέτησης ανάλογα με το πόσο συχνά θα πρέπει να έχετε πρόσβαση σε αυτούς εσείς και οι υπάλληλοί σας.
Δημιουργία κατηγοριών συστημάτων αρχειοθέτησης
Το επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσετε κατηγορίες συστημάτων αρχειοθέτησης και να τις τηρήσετε. Αυτό σημαίνει ότι έχετε ένα ειδικό τμήμα ή συρτάρι για ορισμένους τύπους εγγράφων. Το σύστημα αρχειοθέτησης που θα αποφασίσετε θα αποτελέσει τη ραχοκοκαλιά της οργάνωσης των εγγράφων σας, επομένως είναι απαραίτητο να είστε ενδελεχείς.
Η φύση της επιχείρησής σας και ο τρόπος λειτουργίας της θα βοηθήσουν στον προσδιορισμό του τύπου του συστήματος αρχειοθέτησης που θα επιλέξετε. Είτε είναι αριθμητικά, αλφαβητικά ή κάποιο άλλο σύστημα κατηγοριοποίησης, επιλέξτε έναν τρόπο να ταξινομήσετε τη γραφειοκρατία και να επιμείνετε σε αυτόν. Πολλές επιχειρήσεις ταξινομούν τα αρχεία πελατών τους κατά αριθμό λογαριασμού ή όνομα και χρησιμοποιούν χωριστούς φακέλους για την υποβολή κατηγοριών όπως έξοδα, οικονομικά έγγραφα και πληροφορίες μάρκετινγκ. Η επιλογή αυτών των κατηγοριών είναι ένα κρίσιμο βήμα για τον τρόπο οργάνωσης των δεδομένων σας.
Χρησιμοποιήστε Ετικέτες
Αφού προσδιορίσετε τις κατηγορίες αρχείων που θα αποθηκεύετε στα ντουλάπια αρχειοθέτησης, ένα από τα πιο σημαντικά βήματα για τον τρόπο οργάνωσης των αρχείων είναι η χρήση ετικετών. Επενδύστε σε ένα καλό, σαφές σύστημα ετικετών που θα διασφαλίζει ότι τόσο εσείς όσο και άλλοι που έχουν πρόσβαση στα αρχεία βρίσκονται στην ίδια σελίδα σχετικά με το πού πηγαίνουν όλα.
Το να είστε σε θέση να αναγνωρίζετε και να διαβάζετε με σαφήνεια τις ετικέτες αρχείων φαίνεται σαν ένα δευτερεύον ζήτημα. Ωστόσο, η σαφήνεια στην επισήμανση θα εξοικονομήσει τεράστιο χρόνο στην αρχειοθέτηση και την εύρεση εγγράφων στο γραφείο. Είτε θέλετε να χρησιμοποιήσετε έναν ετικετογράφο, ένα σύστημα χρωμάτων για τον προσδιορισμό κατηγοριών ή άλλον τρόπο για τον προσδιορισμό διαφορετικών τμημάτων σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης, βεβαιωθείτε ότι είναι σαφές, περιεκτικό και ευανάγνωστο.
Αγορά φακέλων
Τώρα που όλα έχουν τη δική τους θέση στην αρχειοθήκη και κάθε τμήμα θα πρέπει να χωρίζεται με φακέλους. Συνιστούμε να επενδύσετε σε μερικούς έγχρωμους φακέλους με καρτέλες ετικετών, ώστε κάθε χαρτί να είναι καλά οργανωμένο. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους φακέλους για να αρχειοθετήσετε όλα τα αρχεία πελατών σας με κίτρινο χρώμα, όλες τις οικονομικές πληροφορίες με μπλε χρώμα και οτιδήποτε σχετίζεται με το μάρκετινγκ ή τη διαφήμιση σε κόκκινους φακέλους. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε φορά που ανοίγετε την αρχειοθήκη σας, όχι μόνο θα μπορείτε να αναγνωρίζετε το σύστημα αρχειοθέτησης, αλλά θα βρίσκετε εύκολα την ενότητα που αναζητάτε κάθε φορά που χρειάζεται να βγάλετε ή να τοποθετήσετε κάτι.
Τηρήστε οργανωμένα τα αρχεία
Αφού εφαρμόσετε αυτό το νέο σύστημα αρχειοθέτησης, φροντίστε να το τηρήσετε. Κάθε φορά που βγάζετε ένα αρχείο ή το τοποθετείτε ξανά, φροντίστε να χρησιμοποιείτε σωστά τις κατηγορίες. Ένας οργανωμένος πίνακας αρχειοθέτησης μπορεί να κάνει θαύματα για την αποτελεσματικότητα στο χώρο εργασίας, την παραγωγικότητα και τη μείωση των επιπέδων άγχους – ωστόσο, το σύστημα λειτουργεί μόνο εάν συνεχίσετε να το χρησιμοποιείτε σωστά και δεν τεμπελιάζετε αφήνοντας έγγραφα σε τυχαίες ενότητες.
Όσον αφορά τον τρόπο οργάνωσης των αρχειοθηκών και τη διατήρησή τους καλά οργανωμένες, είναι σημαντικό να αποφύγετε τη συσσώρευση αρχειοθέτησης. Είναι πολύ πιο εύκολο να αρχειοθετήσετε πέντε κομμάτια χαρτιού σε μία συνεδρίαση από το να αρχειοθετήσετε μια ολόκληρη στοίβα πεντακοσίων ταυτόχρονα. Αν συνηθίσετε να τακτοποιείτε τακτικά τα έγγραφα όπως απαιτείται, δεν θα έχετε τεράστιες στοίβες από χαρτιά που θα μπείτε στον πειρασμό να βάλετε σε τυχαία τμήματα του ντουλαπιού αρχειοθέτησης.
Η εκμάθηση του τρόπου οργάνωσης αρχείων και η χρήση κατηγοριών συστημάτων αρχειοθέτησης για την επιχείρησή σας θα συμβάλει σημαντικά στη διατήρηση των πιο σημαντικών εγγράφων και πληροφοριών σας ασφαλή, οργανωμένα και προσβάσιμα.